Rullende turnuser du kan endre når livet endrer seg

Det er halvspilt sesong. Treneren sender en e-post: fredagstreningen på Bjørndalen idrettsplass er byttet til onsdager fra og med neste uke, fordi hallen er booket av et seniorlag på fredag nå. Dere kjører et rullende 4-ukersskjema — tirsdag og fredag er Jonas treningsdager, Ingrid henter Henrik de dagene. Nå skal fredag bort og onsdag inn. Tidligere i FamilyBoard betydde det å rive ned skjemaet og bygge det opp igjen fra bunnen. I v2.4 er det tre klikk.

Hva som har endret seg

Rullende turnuser har eksistert i FamilyBoard en stund. Tanken er at du definerer et mønster én gang — hvilke ukedager, hvilke tider, hvilke deltakere, hvor lang syklusen er — og så projiseres det automatisk fremover i kalenderen uten at du rører det. Praktisk for alt som gjentar seg i sykluser: skiftarbeid, henteomganger, treninger, vaskdager.

Problemet var at turnusen var låst etter at du opprettet den. Ville du endre noe — sykluslengden, en enkelt mal, ankerveken — gikk det ikke. Du måtte slette turnusen og legge den opp på nytt. Historikken forsvant. Fremtidige hendelser forsvant. Hendelser som allerede hadde passert ble ikke overskrivet, men alt annet måtte gjøres om manuelt.

I v2.4 er den rullende turnusen fullt redigerbar. Du kan endre nøyaktig det du vil — uten å miste verken historikk eller fremtidige hendelser som allerede er generert.

Slik fungerer det

Åpne den rullende turnusen du vil endre. Trykk på «Rediger syklus» øverst til høyre. Du ser fire ting du kan justere:

1. Sykluslengde — hvor mange uker en rotasjon tar. En familie med skiftarbeid kjører ofte 4 uker; en enklere rotasjon trenger kanskje bare 2. Du kan bytte sykluslengde uten å begynne på nytt — FamilyBoard regner ut hvordan eksisterende maler passer inn i den nye syklusen og viser deg en forhåndsvisning.

2. Ankerveke — hvilken kalenderuke som regnes som «uke 1» i syklusen. Dette er lettest å forstå med et eksempel: hvis syklusen starter på nytt om sommeren men du endret ankerveken i løpet av høsten, kan du flytte den en uke frem eller tilbake slik at alle fremtidige rotasjoner lander riktig. Du endrer ikke historikken — bare fra hvilken dato syklusen telles om igjen.

3. Vindu — hvor mange sykluser fremover som materialiseres i kalenderen. Standardverdien er 3 sykluser. Vil du se et halvår frem setter du det til 6. Vil du ha et smalere vindu for å unngå at en planendring skaper for mye kalendertryghet, kan du sette 1–2.

4. Maler — en turnus har én mal per uke i syklusen. Hver mal lister hvilke dager og tider som gjelder den uken, pluss hvilke familiemedlemmer som er berørt. Du kan redigere hver mal for seg: legge til en dag, ta bort en dag, endre tid, bytte deltakere. Endringen slår bare inn fremover — allerede passerte hendelser berøres ikke.

Når du er ferdig ser du en forhåndsvisning av hvordan de nærmeste syklusene ser ut med endringene dine, før du bekrefter. Ser noe rart ut kan du gå tilbake og justere.

Hvorfor det var vanskelig før

Den tekniske grunnen til at rullende turnuser var låste er at FamilyBoard tidligere materialiserte hendelser direkte da du opprettet turnusen. Det vil si: da du lagret et 4-ukersmønster, ble faktiske kalenderhendelser for de kommende månedene generert med en gang og lagret i databasen.

Det fungerte bra så lenge ingenting ble endret. Men hvis du ville redigere mønsteret senere kolliderte endringen med de allerede opprettede hendelsene. Hva skulle skje med hendelser som var endret manuelt? Med hendelser som var delt med andre? Med påminnelser som var satt? Det ble raskt et komplisert problem.

Løsningen i v2.4 kalles utsatt materialisering. I stedet for å generere alle fremtidige hendelser direkte, lagres mønsteret og hendelsene genereres rett før de vises — eller når du eksplisitt ber om en forhåndsvisning. Det gjør det mulig å endre mønsteret når som helst uten å kollidere med noe som faktisk er lagret. Historikken er urørt; fremtidige hendelser regnes om fra det nye mønsteret.

Når det er nyttig

Skiftarbeid som skifter karakter. Lina på intensivavdelingen fikk ny stilling med en 3-ukerssyklus i stedet for 4-ukerssyklus. Tidligere: slett turnusen, bygg alt på nytt. Nå: bytt sykluslengde, juster malene for uke 1–3, bekreft. Historikken — hvem som jobbet og hvor barna ble hentet de siste månedene — er bevart.

Høstens fotballskjema gir plass til innesesongen. Utesesongen er over. Barnet begynner innendørstrening på et annet tidspunkt, en annen dag. I stedet for å opprette en ny rullende turnus kan du redigere malene i den eksisterende — endre dag og tid — og sesongskiftet vises sømløst i kalenderen.

Skoleskjemaet endres etter LK20-revisjon. En skole endrer oppstart til 08:15 i stedet for 08:00 fra og med termin 2. Tre barn, tre separate maler i samme rullende turnus. Du oppdaterer starttiden på én mal, kopierer endringen til de to andre, ferdig.

Du kan lese mer om hvordan skiftarbeidere konkret setter opp sine rotasjoner i en gjennomgang av rullende turnus for skiftarbeid.

Slik sammenlignes det med Google Calendars gjentakende hendelser

Google Calendar har gjentakende hendelser — du angir et gjentakelsesmønster (hver tirsdag, hver 14. dag osv.) og det ruller fremover. Det fungerer bra for enkle mønstre. Problemet oppstår når du vil endre en enkelt forekomst: Google grår ut alle fremtidige hendelser og spør om du vil endre «denne hendelsen», «denne og alle følgende» eller «alle hendelser». Velger du feil alternativ mister du endringer du har gjort på enkeltdatoer. Det er ingen støtte for sykluser som er lenger enn en uke, ingen ankerveke, ingen måte å definere at «uke 1 ser slik ut og uke 2 ser annerledes ut».

Papirrotasjoner — den klassiske løsningen med stort ark på kjøleskapet og fargeblyanter — kan ikke rulle fremover automatisk og eksisterer ikke i telefonen når du er i bilen og skal hente et barn.

FamilyBoard kombinerer: et syklisk mønster med flere maler per syklus, automatisk fremover-rullering, og nå full redigering i etterkant. Det ligner mest på det du ville bygget i et regneark — men uten at du trenger å ta hånd om formlene.

Slik kommer du i gang

Har du allerede en rullende turnus i FamilyBoard: åpne den og prøv «Rediger syklus». Forhåndsvisningssteget gjør det trygt å eksperimentere — ingenting lagres før du bekrefter.

Har du ingen rullende turnus fra tidligere kan du lese mer om familiekalenderen for skiftarbeidere for å forstå når en rullende turnus lønner seg fremfor vanlige gjentakende hendelser. Et sammendrag av alle nyhetene i v2.4 finner du på hva er nytt i FamilyBoard. Eller begynn direkte på FamilyBoards startside hvis du vil se hvordan det hele henger sammen.

Vanlige spørsmål

Forsvinner historikken hvis jeg endrer sykluslengden? Nei. Hendelser som allerede har passert berøres aldri av en redigering. Endringen slår bare inn fra og med neste uavklarte syklus, eller fra en dato du velger i forhåndsvisningsvisningen.

Kan jeg endre én enkelt mal uten å påvirke resten av turnusen? Ja. Malene er uavhengige av hverandre — du redigerer uke 2 uten å røre uke 1, 3 eller 4.

Hva skjer hvis jeg endrer ankerveken? FamilyBoard regner om hvilken syklusposisjon hver fremtidige hendelse tilhører, basert på det nye ankeret. Forhåndsvisningsvisningen viser nøyaktig hva som skjer før du bekrefter. Passerte hendelser berøres ikke.

Jeg bekreftet ved et uhell en endring jeg ikke ville ha — kan jeg angre? Ja, med angre-knappen (⌘Z på iPad, sveip tilbake på iPhone) direkte etter at du bekreftet. Det angrer hele redigeringen i ett steg. Har du lukket turnusvisningen uten å angre: kontakt support via appen så kan vi gjenopprette manuelt — vi lagrer revisjonshistorikk i 30 dager.

Fungerer det hvis vi er to foreldre med delt turnus? Ja. Begge ser forhåndsvisningsvisningen. Den som bekrefter ser en dialogboks: «Varsle [navn] om endringen?» — velger du ja, sendes et push-varsel med en oppsummering av hva som er endret. Ingenting overskrives stille.