Schul-E-Mails weiterleiten — KI legt den Termin in den Kalender

Dienstagabend, 21:34. Astrid schläft seit einer halben Stunde. Du sinkst in die Couch und scrollst durch das Postfach des Tages. Da, zwischen einer Rechnung und einem Newsletter: "Erinnerung — Ausflug am Mittwoch, Lunchpaket nicht vergessen". Abfahrt 09:30. Du liest den Satz, legst das Handy aufs Fensterbrett, dämmerst weg.

Wir wissen alle, wie das endet. Entweder wachst du panisch um 06:45 auf, wenn du längst zu spät bist, oder du erinnerst dich um 17:00 am nächsten Tag, wenn es vorbei ist. Das ist nicht Schlamperei — das ist, dass die Mails der Kita und dein Kalender zwei getrennte Systeme sind, und du der Klebstoff dazwischen. Dieser Klebstoff verflüchtigt sich gegen 21:00.

Heute verschieben wir die Grenze. Jede Familie in FamilyBoard bekommt eine private Alias-Adresse, die etwa so aussieht: kalender-c4f2ab9e8d12@familyboard.io. Leite die Mail dorthin weiter — die KI extrahiert Zeit, Ort, Teilnehmer und Kategorie und legt den Termin als Vorschlag im Posteingang ab. Oft, bevor du einschläfst.

Vorher gab es drei schlechte Wege

1. Manuell abtippen. FamilyBoard öffnen, +, Datum, Zeit, Ort eintippen, raten, um welches Kind es geht, speichern. Bricht den Rhythmus. Klappt einmal von drei Versuchen.
2. In der Mail lassen und hoffen, dass du dich erinnerst. Tust du nicht.
3. Morgen erledigen. Tust du auch nicht. Morgen kommt neue Post.

Kitas, Lehrer, Vereine und Trainer werden weiter Mails schreiben. Es ist nicht ihr Job, sich an deinen Kalender anzudocken. Also haben wir die Zwischenschicht gebaut.

So funktioniert es

1. Alias-Adresse finden. In der App: Einstellungen → Posteingang → "Meine Kalender-Mail". Du siehst etwas wie kalender-c4f2ab9e8d12@familyboard.io. Tippe darauf, um sie zu kopieren. (Tipp: Speichere sie als "FamilyBoard" in den Kontakten — dann findet die Autovervollständigung in Mail sie sofort.)

2. E-Mail weiterleiten. Ganz normal weiterleiten — Mail-App, Gmail, Outlook, alles geht. Kein spezielles Format, keine Subject-Line auszudenken. Eine Kopie der Originalmail reicht.

3. Vorschlag im Posteingang prüfen. Innerhalb einer Minute taucht der Vorschlag im Posteingang-Tab auf. Die KI hat Zeit, Ort, Teilnehmer und Kategorie geparst (Ausflug → "school_pickup", Hausaufgabe → "homework"). Steht der Name deines Kindes im Betreff, wird es automatisch als Teilnehmer markiert. Du siehst eine Karte mit "Annehmen" / "Verwerfen". Ein Tap, der Termin steht im Kalender.

Der vierte Schritt — den wir nicht zählen, weil er "fertig" bedeutet — ist, am nächsten Morgen mit dem Ausflug bereits in der Today-Liste aufzuwachen.

Was du sonst wissen solltest

Privacy. Mails liegen 30 Tage als Rohtext zur Fehlersuche, dann werden sie automatisch gelöscht. Die KI läuft über unseren eigenen OpenAI-Proxy, kein Mailtext geht zu Drittanbietern in Logs. Und falls die Adresse mal leakt — du hast sie der falschen Person gegeben, jemand spammt — rotierst du sie mit einem Tap aus den Einstellungen. Die alte hört auf zu antworten, eine neue wird generiert.

Bei Weiterleitungen taggt die KI nicht dich. Der häufigste Fehler einer naiven KI: Sie markiert den Elternteil als Teilnehmer, wenn die Schule schreibt "Ausflug am Mittwoch — Astrid kommt mit". Du bist nicht Teilnehmer, Astrid ist. Wir haben eine Regel eingebaut: Ist die Mail weitergeleitet (Absender ist die Schule, nicht du), nimmt die KI dein Profil nicht in die Teilnehmerliste auf. Nur das Kind, dessen Name genannt wird.

Häufige Fragen

Was, wenn die KI nichts versteht? Der Vorschlag erscheint mit Low-Confidence-Marker (kein "Sicher"-Badge), du kannst Zeit, Ort, Teilnehmer vor dem Annehmen editieren. Prüfung dauert 15 Sekunden. Die KI ist nicht unfehlbar, liefert aber einen ersten Entwurf, der oft 90% der Arbeit spart.

Kann ich an mehrere Familien weiterleiten? Jede Familie hat ihre eigene Alias-Adresse. Bist du in zwei Familien (deine + die Bonusfamilie), bekommt jede ihren eigenen Posteingang. Du entscheidest, wohin du weiterleitest.

Funktioniert es bei englischen Mails? Ja. Die KI parst Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Schwedisch, Spanisch. Eine deutsch-englische Mischmail von einer internationalen Schule landet auch korrekt — wir extrahieren primär Zeit und Ort, nicht Sprache.

Jetzt ausprobieren

Build 36 und neuer auf TestFlight. Öffne Einstellungen → Posteingang → Meine Kalender-Mail, kopiere die Adresse, leite deine nächste Schul-Mail dorthin weiter. Innerhalb von 60 Sekunden liegt der Vorschlag im Posteingang. Du kannst auch 20 alte Mails am Stück durchschicken — Quota gibt es genug.

Wenn du je neidisch auf Calendly geschaut und gedacht hast "warum gibt es das nicht für Familien, die Mails von der Kita statt von Kunden bekommen" — jetzt gibt es das.