Rullende skemaer du kan ændre, når livet ændrer sig

Det er halvvejs i fodboldsæsonen. Træneren sender en mail: fredagstræningen på Bakkegårdens idrætsplads skifter til onsdage fra næste uge, fordi hallen nu er booket af et seniorhold om fredagen. I køres et rullende 4-ugers-skema — tirsdag og fredag er Mads' træningsdage, og Freja henter Oliver de dage. Nu skal fredag ud og onsdag ind. Tidligere i FamilyBoard betød det at rive skemaet ned og bygge det op fra bunden. I v2.4 er det tre klik.

Hvad der er ændret

Rullende skemaer har eksisteret i FamilyBoard et stykke tid. Ideen er, at du definerer et mønster én gang — hvilke ugedage, hvilke tidspunkter, hvilke deltagere, hvor lang cyklussen er — og derefter projiceres det automatisk frem i kalenderen uden at du behøver røre det. Praktisk til alt, der gentager sig i cyklusser: skifteholdsarbejde, afhentningsrunder, træninger, rengøringsdage.

Problemet var, at skemaer var låste, efter du oprettede dem. Ville du ændre noget — cykluslængden, en enkelt skabelon, ankerdatoen — kunne det ikke lade sig gøre. Du måtte slette skemaet og oprette det på ny. Historikken forsvandt. Fremtidige begivenheder forsvandt. Begivenheder der allerede var passeret, blev ikke rørte, men alt andet skulle laves om manuelt.

I v2.4 er det rullende skema fuldt redigerbart. Du kan ændre præcis det, du vil — uden at miste hverken historik eller fremtidige begivenheder der allerede er materialiseret.

Sådan virker det

Åbn det rullende skema, du vil ændre. Tryk på "Redigér cyklus" øverst til højre. Du ser fire ting, du kan justere:

1. Cykluslængde — hvor mange uger en rotation tager. En familie med skifteholdsarbejde kører ofte 4 uger; en enklere rotation har måske kun brug for 2. Du kan skifte cykluslængde uden at starte forfra — FamilyBoard beregner, hvordan eksisterende skabeloner passer ind i den nye cyklus, og viser dig en forhåndsvisning.

2. Ankerdato — hvilken kalenderuge der tæller som "uge 1" i cyklussen. Det er nemmest at forstå med et eksempel: hvis din cyklus startede om sommeren, men du har ændret ankerdatoen i løbet af efteråret, kan du rykke den én uge frem eller tilbage, så alle fremtidige rotationer lander rigtigt. Du ændrer ikke historikken — kun fra hvilken dato cyklussen regnes om.

3. Vindue — hvor mange cyklusser frem der materialiseres i kalenderen. Standardværdien er 3 cyklusser. Vil du se det halve år frem, sætter du det til 6. Vil du have et smallere vindue for at undgå, at en skemaændring skaber for meget kalendertræghed, kan du sætte 1–2.

4. Skabeloner — et skema har én skabelon pr. uge i cyklussen. Hver skabelon lister hvilke dage og tidspunkter der gælder den uge, samt hvilke familiemedlemmer der er berørte. Du kan redigere hver skabelon for sig: tilføje en dag, fjerne en dag, ændre tidspunkt, skifte deltagere. Ændringen slår kun igennem fremad — allerede passerede begivenheder rørtes ikke.

Når du er færdig, ser du en forhåndsvisning af, hvordan de nærmeste cyklusser ser ud med dine ændringer, inden du bekræfter. Ser noget mærkeligt ud, kan du gå tilbage og justere.

Hvorfor det var svært tidligere

Den tekniske årsag til, at rullende skemaer var låste, er, at FamilyBoard tidligere materialiserede begivenheder direkte, når du oprettede skemaet. Det vil sige: når du gemte et 4-ugers-mønster, blev der med det samme genereret faktiske kalenderbegivenheder for de kommende måneder og gemt i databasen.

Det fungerede fint, så længe ingenting ændrede sig. Men hvis du ville redigere mønsteret senere, kolliderede ændringen med de allerede oprettede begivenheder. Hvad skulle der ske med begivenheder, der var ændret manuelt? Med begivenheder der var delt med andre? Med påmindelser der var sat? Det blev hurtigt et rodet problem.

Løsningen i v2.4 hedder udskudt materialisering. I stedet for at generere alle fremtidige begivenheder med det samme gemmes mønsteret, og begivenheder genereres kort inden de vises — eller når du eksplicit beder om en forhåndsvisning. Det gør det muligt at ændre mønsteret når som helst uden at kollidere med noget, der faktisk er gemt. Historikken er urørt; fremtidige begivenheder beregnes om ud fra det nye mønster.

Hvornår det er nyttigt

Skifteholdsarbejde der ændrer karakter. Lena på intensivafdelingen fik en ny stilling med en 3-ugers-cyklus i stedet for 4-ugers-cyklus. Tidligere: slet skemaet, byg det hele om. Nu: skift cykluslængde, juster skabelonerne for uge 1–3, bekræft. Historikken — hvem der arbejdede, og hvor børn blev afhentet de seneste måneder — er bevaret.

Efterårets fodboldskema giver plads til indendørs sæson. Udendørs sæsonen er slut. Barnet begynder indendørstræning på et andet tidspunkt og en anden dag. I stedet for at oprette et nyt rullende skema kan du redigere skabelonerne i det eksisterende — ændre dag og tidspunkt — og sæsonskiftet vises problemfrit i kalenderen.

Skoleskemaet ændres efter revision. En skole rykker lektionsstart til 08:15 i stedet for 08:00 fra og med næste semester. Tre børn, tre separate skabeloner i samme rullende skema. Du opdaterer starttidspunktet på én skabelon, kopierer ændringen til de to andre, færdig.

Du kan læse mere om, hvordan skifteholdsarbejdere konkret opbygger deres rotationer, i en gennemgang af rullende skemaer for skifteholdsarbejde.

Sammenlignet med Google Kalenders tilbagevendende begivenheder

Google Kalender har tilbagevendende begivenheder — du angiver et gentagelsesmønster (hver tirsdag, hver 14. dag osv.) og det ruller frem. Det fungerer godt for simple mønstre. Problemet opstår, når du vil ændre én enkelt forekomst: Google gråtoner alle fremtidige begivenheder og spørger, om du vil ændre "denne begivenhed", "denne og alle følgende" eller "alle begivenheder". Vælger du forkert, mister du ændringer du har lavet på enkeltdatoer. Der er ingen understøttelse af cyklusser der er længere end én uge, ingen ankerdato, ingen måde at definere at "uge 1 ser sådan ud og uge 2 ser anderledes ud".

Papirrotationer — den klassiske løsning med et stort ark på køleskabet og farveblyanter — kan ikke rulle frem automatisk og eksisterer ikke i telefonen, når du er i bilen og skal hente et barn.

FamilyBoard kombinerer: et cyklisk mønster med flere skabeloner pr. cyklus, automatisk fremadrulle og nu fuld redigering bagefter. Det minder mest om det, du ville bygge i et regneark — men uden at du skal håndtere formlerne.

Kom i gang

Har du allerede et rullende skema i FamilyBoard: åbn det og afprøv "Redigér cyklus". Forhåndsvisnings-trinnet gør det trygt at eksperimentere — ingenting gemmes, før du bekræfter.

Har du ikke et rullende skema fra tidligere, kan du læse mere om familiekalenderen for skifteholdsarbejdere for at forstå, hvornår et rullende skema kan betale sig frem for normale tilbagevendende begivenheder. Et sammendrag af alle nyheder i v2.4 finder du på hvad er nyt i FamilyBoard. Eller gå direkte til FamilyBoards forside, hvis du vil se, hvordan det hele hænger sammen.

Ofte stillede spørgsmål

Forsvinder historikken, hvis jeg ændrer cykluslængden? Nej. Begivenheder der allerede er passeret, berøres aldrig af en redigering. Ændringen slår kun igennem fra og med næste uafklarede cyklus eller fra en dato, du vælger i forhåndsvisnings-visningen.

Kan jeg ændre én enkelt skabelon uden at påvirke resten af skemaet? Ja. Skabelonerne er uafhængige af hinanden — du redigerer uge 2 uden at røre uge 1, 3 eller 4.

Hvad sker der, hvis jeg ændrer ankerdatoen? FamilyBoard beregner, hvilken cyklusposition hver fremtidig begivenhed tilhører, baseret på det nye anker. Forhåndsvisnings-visningen viser præcis, hvad der sker, inden du bekræfter. Fortidens begivenheder påvirkes ikke.

Jeg bekræftede ved et uheld en ændring jeg ikke ville have — kan jeg fortryde? Ja, med fortryd-knappen (⌘Z på iPad, swipe-tilbage på iPhone) direkte efter du har bekræftet. Det fortryder hele redigeringen i ét trin. Har du lukket skema-visningen uden at fortryde: kontakt supporten via appen, så kan vi gendanne manuelt — vi gemmer revisionshistorik i 30 dage.

Virker det, hvis vi er to forældre med delt skema? Ja. Begge ser forhåndsvisnings-visningen. Den der bekræfter, ser en dialog: "Vil du give [navn] besked om ændringen?" — vælger du ja, sendes en push-notifikation med et sammendrag af, hvad der er ændret. Intet skrives om i stilhed.